M07_Latihan Soal

A. Pilihan Ganda (20 Soal)

1. Manajemen didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk mencapai tujuan organisasi melalui proses:

   Jawaban: a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

   Penjelasan: Manajemen melibatkan empat fungsi utama: perencanaan untuk menetapkan tujuan, pengorganisasian untuk mengalokasi sumber daya, pengarahan untuk memotivasi tim, dan pengendalian untuk memantau kinerja.

2. Menurut Peter Drucker, manajemen adalah proses:

   Jawaban: a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

   Penjelasan: Drucker menekankan manajemen sebagai proses berbasis keputusan untuk mencapai efisiensi dan nilai bagi organisasi.

3. Salah satu karakteristik manajemen adalah:

   Jawaban: c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

   Penjelasan: Manajemen modern bergantung pada data dan analisis untuk pengambilan keputusan, bukan hanya intuisi atau fokus terbatas pada keuangan.

4. Manajemen puncak bertanggung jawab atas:

   Jawaban: b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

   Penjelasan: Manajemen puncak seperti CEO fokus pada strategi besar, bukan tugas operasional harian.

5. Prinsip manajemen menurut Henry Fayol yang menyatakan bahwa setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan disebut:

   Jawaban: b. Kesatuan perintah

   Penjelasan: Prinsip ini mencegah konflik akibat perintah bertentangan dari beberapa atasan.

6. Fungsi perencanaan dalam manajemen meliputi:

   Jawaban: b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART

   Penjelasan: Perencanaan berfokus pada penetapan tujuan yang Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu (SMART).

7. Dalam fungsi pengorganisasian, manajer harus:

   Jawaban: b. Mengatur sumber daya manusia dan material

   Penjelasan: Pengorganisasian melibatkan alokasi sumber daya dan pembentukan struktur untuk mendukung tujuan.

8. Gaya kepemimpinan transformasional lebih efektif dalam fungsi:

   Jawaban: c. Pengarahan

   Penjelasan: Kepemimpinan transformasional memotivasi dan menginspirasi tim, yang merupakan inti fungsi pengarahan.

9. Pengendalian dalam manajemen melibatkan:

   Jawaban: b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

   Penjelasan: Pengendalian membandingkan kinerja aktual dengan standar dan mengambil tindakan untuk memperbaiki penyimpangan.

10. Organisasi didefinisikan sebagai:

    Jawaban: b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

    Penjelasan: Organisasi adalah entitas terstruktur dengan tujuan kolektif, bukan sekadar individu atau proses keuangan.

11. Salah satu karakteristik organisasi adalah:

    Jawaban: b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

    Penjelasan: Organisasi memiliki struktur formal untuk koordinasi, bukan beroperasi tanpa hierarki atau tujuan.

12. Struktur organisasi fungsional cocok untuk:

    Jawaban: b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

    Penjelasan: Struktur fungsional mengelompokkan karyawan berdasarkan spesialisasi seperti keuangan atau pemasaran, ideal untuk efisiensi fungsional.

13. Kelemahan struktur organisasi matriks adalah:

    Jawaban: b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda

    Penjelasan: Pelaporan ke manajer proyek dan manajer fungsional dapat menyebabkan kebingungan dan konflik.

14. Struktur organisasi jaringan ditandai dengan:

    Jawaban: b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

    Penjelasan: Struktur jaringan melibatkan kerja sama dengan pihak eksternal, bukan hierarki kaku atau fokus pada satu fungsi.

15. Hubungan antara manajemen dan organisasi dapat digambarkan sebagai:

    Jawaban: b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

    Penjelasan: Manajemen merencanakan dan mengarahkan seperti otak, sedangkan organisasi menyediakan struktur dan sumber daya seperti tubuh.

16. Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi adalah:

    Jawaban: a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

    Penjelasan: Ukuran, lingkungan, teknologi, dan budaya memengaruhi bagaimana manajemen dan organisasi berinteraksi.

17. Dalam proyek konstruksi, manajemen memastikan efisiensi dengan:

    Jawaban: b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

    Penjelasan: Manajemen merencanakan alokasi sumber daya untuk efisiensi, bukan mengabaikan struktur atau komunikasi.

18. Tantangan utama dalam struktur matriks adalah:

    Jawaban: b. Konflik akibat pelaporan ganda

    Penjelasan: Pelaporan ganda adalah tantangan utama karena dapat menyebabkan kebingungan dan konflik prioritas.

19. Solusi untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan adalah:

    Jawaban: b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter

    Penjelasan: Model Kotter menggunakan langkah-langkah seperti menciptakan urgensi dan komunikasi visi untuk mengelola resistensi.

20. Alat seperti Microsoft Teams digunakan untuk:

    Jawaban: b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim

    Penjelasan: Microsoft Teams mendukung komunikasi dan kolaborasi, bukan anggaran atau hierarki.

B. Uraian (10 Soal)

1. Jelaskan perbedaan antara manajemen puncak, manajemen menengah, dan manajemen lini pertama, serta berikan contoh peran masing-masing dalam proyek pembangunan gedung.

   Jawaban: Manajemen puncak merumuskan visi dan strategi, contohnya CEO menyetujui anggaran Rp1 miliar dan tujuan proyek gedung. Manajemen menengah mengkoordinasikan departemen untuk menerapkan strategi, contohnya manajer proyek menyusun jadwal dan mengawasi kontraktor. Manajemen lini pertama mengelola operasional harian, contohnya pengawas lapangan memastikan pekerja mematuhi standar keselamatan.

2. Uraikan langkah-langkah dalam fungsi perencanaan manajemen dan jelaskan bagaimana kriteria SMART diterapkan dalam menetapkan tujuan proyek.

   Jawaban: Langkah perencanaan: menetapkan tujuan, menganalisis sumber daya, menyusun strategi, membuat jadwal, mengidentifikasi risiko. Kriteria SMART: tujuan harus Spesifik (membangun gedung 4 lantai), Terukur (selesai dalam 10 bulan), Dapat Dicapai (dengan anggaran Rp800 juta), Relevan (untuk kebutuhan kantor), dan Terikat Waktu (selesai sebelum Juli 2026).

3. Apa yang dimaksud dengan prinsip kesatuan perintah menurut Henry Fayol, dan bagaimana prinsip ini dapat diterapkan dalam struktur organisasi matriks?

   Jawaban: Prinsip kesatuan perintah berarti setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan untuk mencegah konflik. Dalam struktur matriks, prinsip ini diterapkan dengan menetapkan otoritas utama (misalnya, manajer proyek untuk keputusan proyek) dan menggunakan matriks RACI untuk memperjelas tanggung jawab, dengan rapat rutin untuk koordinasi.

4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan struktur organisasi divisional, serta berikan contoh perusahaan yang cocok menggunakan struktur ini.

   Jawaban: Kelebihan: fokus pada produk atau pasar, responsif terhadap pelanggan, otonomi divisi. Kekurangan: duplikasi sumber daya, potensi konflik antar divisi, biaya tinggi. Contoh perusahaan: Nestlé, dengan divisi untuk makanan bayi, minuman, dan produk susu.

5. Bagaimana fungsi pengarahan dalam manajemen dapat meningkatkan motivasi tim? Berikan contoh penerapan teori motivasi Maslow dalam proyek.

   Jawaban: Pengarahan memotivasi melalui komunikasi, kepemimpinan, dan insentif. Teori Maslow: dalam proyek, gaji kompetitif memenuhi kebutuhan fisiologis, asuransi kerja memenuhi keamanan, kegiatan tim memenuhi sosial, penghargaan kinerja memenuhi penghargaan, dan peluang inovasi memenuhi aktualisasi diri.

6. Uraikan tahapan dalam fungsi pengendalian manajemen dan berikan contoh tindakan korektif dalam proyek pengembangan perangkat lunak.

   Jawaban: Tahapan: menetapkan standar, mengukur kinerja, membandingkan dengan standar, mengambil tindakan korektif. Contoh: dalam proyek perangkat lunak, jika pengujian menemukan bug berulang, tindakan korektif adalah menambah penguji atau memperpanjang fase debugging.

7. Jelaskan hubungan antara manajemen dan organisasi dalam konteks proyek, serta berikan contoh bagaimana keduanya saling melengkapi dalam proyek TI.

   Jawaban: Manajemen merencanakan dan mengarahkan, organisasi menyediakan struktur. Contoh: dalam proyek TI, manajemen menetapkan tenggat pengembangan aplikasi, sementara struktur matriks memungkinkan kolaborasi pengembang dan pemasar untuk efisiensi.

8. Apa saja faktor yang memengaruhi hubungan antara manajemen dan organisasi, dan bagaimana budaya organisasi dapat mendukung manajemen yang efektif?

   Jawaban: Faktor: ukuran organisasi, teknologi, lingkungan eksternal, budaya organisasi. Budaya kolaboratif yang mendukung inovasi membantu manajemen dengan meningkatkan komunikasi dan adaptasi terhadap perubahan.

9. Identifikasi tiga tantangan utama dalam menerapkan struktur organisasi tim, dan usulkan solusi untuk masing-masing tantangan.

   Jawaban: Tantangan 1: ketidakjelasan peran, solusi: gunakan matriks RACI. Tantangan 2: konflik tim, solusi: adakan pelatihan kerja tim. Tantangan 3: koordinasi sulit, solusi: gunakan alat seperti Microsoft Teams.

10. Jelaskan bagaimana manajemen dan organisasi dapat mendukung adaptasi terhadap perubahan dalam proyek, dengan memberikan contoh kasus kenaikan biaya material.

    Jawaban: Manajemen menyesuaikan anggaran dan jadwal, organisasi menyediakan struktur fleksibel untuk realokasi sumber daya. Contoh: dalam proyek konstruksi, manajer menegosiasikan harga material baru, dan organisasi membentuk tim untuk mencari alternatif material hemat biaya.

C. Studi Kasus

Kasus 1: Proyek Pengembangan Sistem Komputer SFF untuk E-Commerce

AKASHA LLC, sebuah perusahaan teknologi yang mengkhususkan diri pada komputer Small Form Factor (SFF) berkinerja tinggi, bermitra dengan startup e-commerce untuk mengembangkan sistem komputer SFF dengan anggaran Rp200 juta dan durasi 6 bulan. Sistem ini dirancang untuk mendukung operasi e-commerce dengan performa grafis tinggi dalam desain ringkas di bawah 2 liter, menggunakan GPU seperti RTX 4060 LP yang dikembangkan AKASHA LLC. Tim proyek terdiri dari insinyur hardware, desainer termal, penguji, dan staf pemasaran. Manajer proyek memilih struktur organisasi matriks untuk mendukung kolaborasi lintas fungsi. Namun, selama pelaksanaan, muncul konflik akibat pelaporan ganda, di mana insinyur hardware menerima instruksi dari manajer proyek dan manajer fungsional (kepala departemen R&D). Selain itu, anggaran proyek mulai membengkak karena biaya pengembangan solusi termal canggih melebihi perkiraan awal.

Pertanyaan:

1. Bagaimana manajer proyek dapat mengatasi konflik akibat pelaporan ganda dalam struktur matriks?

   Jawaban: Tentukan otoritas utama, misalnya manajer proyek untuk keputusan proyek. Gunakan matriks RACI untuk memperjelas peran dan tanggung jawab insinyur hardware, desainer termal, dan tim lain. Adakan rapat mingguan dengan manajer fungsional untuk menyamakan prioritas dan gunakan Microsoft Teams untuk komunikasi transparan guna memastikan kolaborasi efektif.

2. Jelaskan langkah-langkah fungsi pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengatasi pembengkakan anggaran.

   Jawaban: Tetapkan standar: anggaran Rp200 juta untuk pengembangan hardware, solusi termal, dan pemasaran. Ukur kinerja: tinjau pengeluaran bulanan. Bandingkan: identifikasi kelebihan biaya, misalnya 20% pada solusi termal. Tindakan korektif: optimalkan desain termal dengan material hemat biaya, negosiasikan ulang kontrak pemasok komponen, atau realokasi dana dari pemasaran.

3. Jika proyek mengalami keterlambatan 1 bulan, bagaimana manajemen dan organisasi dapat menyesuaikan rencana untuk tetap memenuhi tujuan?

   Jawaban: Manajemen: revisi jadwal dengan mempercepat fase pengujian performa GPU atau menambah insinyur untuk pengembangan. Organisasi: struktur matriks memungkinkan peminjaman insinyur dari departemen R&D AKASHA LLC. Komunikasikan perubahan ke startup e-commerce untuk menjaga ekspektasi dan pastikan sistem SFF tetap memenuhi kebutuhan grafis tinggi.

Kasus 2: Proyek Renovasi Fasilitas Produksi AKASHA LLC

AKASHA LLC merencanakan renovasi fasilitas produksi untuk meningkatkan kapasitas pembuatan komputer SFF dengan anggaran Rp100 juta dan durasi 3 bulan. Renovasi ini mendukung produksi sistem dengan GPU seperti RX 6400 LP dan RTX 4060 LP, yang membutuhkan lingkungan produksi dengan kontrol termal presisi. Manajer proyek menerapkan fungsi manajemen dengan menyusun jadwal kerja, membentuk tim yang terdiri dari kontraktor, desainer interior untuk ruang produksi, dan staf logistik, serta mengadakan rapat mingguan untuk memantau progres. Struktur organisasi yang digunakan adalah fungsional, dengan setiap tim memiliki tanggung jawab spesifik. Namun, tantangan muncul ketika kontraktor melaporkan kenaikan biaya material untuk sistem pendingin ruangan, dan beberapa anggota tim menunjukkan resistensi terhadap perubahan jadwal kerja untuk mempercepat renovasi.

Pertanyaan:

1. Bagaimana manajer proyek dapat menerapkan fungsi pengarahan untuk mengatasi resistensi anggota tim terhadap perubahan jadwal?

   Jawaban: Jelaskan urgensi perubahan jadwal, misalnya untuk mendukung produksi GPU baru AKASHA LLC, secara transparan. Terapkan teori Maslow: tawarkan bonus untuk kebutuhan fisiologis, pastikan kondisi kerja aman untuk keamanan, dan berikan penghargaan untuk kinerja tim. Gunakan model Kotter: ciptakan urgensi dengan menekankan pentingnya fasilitas baru dan libatkan tim dalam revisi jadwal.

2. Jelaskan bagaimana struktur organisasi fungsional dapat dioptimalkan untuk mendukung koordinasi antar tim dalam proyek ini.

   Jawaban: Tunjuk koordinator lintas tim untuk menyinkronkan kontraktor, desainer interior, dan logistik. Gunakan alat seperti Trello untuk melacak tugas setiap tim, seperti pemasangan sistem pendingin. Adakan rapat mingguan untuk menyelesaikan hambatan dan memastikan kolaborasi mendukung kebutuhan produksi SFF AKASHA LLC.

3. Usulkan solusi untuk mengatasi kenaikan biaya material, dengan mempertimbangkan fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen.

   Jawaban: Perencanaan: cari pemasok alternatif untuk material sistem pendingin atau gunakan solusi pendingin hemat biaya yang tetap memenuhi standar produksi SFF. Kurangi fitur non-esensial seperti dekorasi ruang. Pengendalian: pantau pengeluaran mingguan, bandingkan dengan anggaran Rp100 juta, dan lakukan tindakan korektif seperti negosiasi harga atau pembelian massal untuk diskon.